Projektavimui tenka nedidelė biudžeto dalis, bet nuo jo priklauso kur kas daugiau

Projektavimui tenka nedidelė biudžeto dalis, bet nuo jo priklauso kur kas daugiau

Kodėl projektavimo paslaugų pirkime verta vertinti ne tik mažiausią kainą, bet ir sutartyje subalansuoti abiejų šalių atsakomybę? Projektavimo paslaugų eilutės kaina bendrame infrastruktūros projekto biudžete atrodo kukliai. Todėl natūralu, kad būtent čia kyla klausimas: ar mažiausia projektavimo paslaugų kaina iš tiesų reiškia ekonomiškai naudingiausią viso projekto rezultatą? Atsakymas dažniausiai paaiškėja ne pasiūlymų kainų vertinimo lentelėje, o vėliau – rangos darbų pirkime ir statybvietėje. Kuo tikslesni projektiniai sprendiniai, aiškesni darbų kiekiai ir geriau suderintos projekto dalys, tuo tiksliau rangovai gali apskaičiuoti kainą, suplanuoti darbus ir prisiimti pagrįstas, o ne numanomas rizikas.

Maža projekto išlaidų dalis daro didelę įtaką galutinei kainai

Kelio, tilto, mokyklos ar kito infrastruktūros objekto projektavimas sudaro palyginti nedidelę viso projekto įgyvendinimo išlaidų dalį. Tačiau būtent šiame etape parenkami techniniai sprendiniai, lyginamos alternatyvos, tikrinamos skirtingų sistemų sąsajos ir nustatomi darbų kiekiai.

Projektavimo etape sprendinį brėžinyje ar skaitmeniniame modelyje dar galima pakeisti santykinai nedidelėmis sąnaudomis. Statybvietėje tas pats pakeitimas jau gali reikšti naujus medžiagų užsakymus, darbų grafiko korekcijas, papildomus derinimus ar net atliktų darbų perdarymą.

FIDIC konsultantų atrankos gairėse pateikiama iliustracija, kad konsultavimo paslaugos, įskaitant projektavimą, gali sudaryti apie 1–2 proc. statinio gyvavimo ciklo sąnaudų. Tai nėra universalus Lietuvos projektų rodiklis, tačiau ši proporcija gerai parodo esmę: projektavimui tenka nedidelė išlaidų dalis, o projektavimo sprendimai veikia gerokai didesnę būsimo projekto įgyvendinimo kainą.

Perkama ne dokumentacija, o galimybė racionaliau nupirkti rangos darbus

Gero projekto vertė geriausiai matoma rangos konkurse. Pagal projektą rangovai skaičiuoja kiekius, renkasi technologiją, planuoja medžiagas, žmones ir darbų seką. Kai sprendiniai aiškūs ir tarpusavyje suderinti, pasiūlymuose lieka mažiau rezervo neapibrėžtumui, o kainas galima palyginti racionaliau.

Kai apimtis nepakankamai apibrėžta, rizika niekur nedingsta. Ji arba įtraukiama į rangovo kainą, arba išryškėja jau vykdant sutartį. Abiem atvejais už ją galiausiai sumoka užsakovas - pinigais, laiku arba abiem.

Mažiausia projektavimo paslaugų kaina nebūtinai reiškia mažiausią rangos darbų kainą

Kaina viešajame pirkime yra svarbi ir turi išlikti svarbi. Tačiau projektavimo paslaugų savikainos didžiausią dalį sudaro kvalifikuotų specialistų laikas: pradinių duomenų analizė, skaičiavimai, alternatyvų palyginimas, projekto dalių koordinavimas ir kokybės patikra.

Mažesnė kaina gali būti efektyvesnių procesų, patirties ar gerai naudojamų skaitmeninių įrankių rezultatas. Tačiau ji gali reikšti ir mažesnį specialistų įsitraukimą, trumpesnę sprendinių patikrą ar nepakankamai įvertintas projekto rizikas.

Dėl to perkančiajai organizacijai naudinga vertinti ne vien pasiūlytą kainą, bet ir tai, kaip tiekėjas ketina organizuoti darbą ir kokius patikrinamus įsipareigojimus prisiima, kokios kompetencijos komandą gali skirti. Ekonomiškai naudingiausias pasiūlymas nebūtinai turi būti brangiausias. Jis turi suteikti pagrįstą pasitikėjimą, kad pasiūlyta kaina yra pakankama sutartam rezultatui pasiekti.

Kokybės kriterijų nereikia daug – reikia tinkamų

Projektavimo paslaugoms netinka vienas universalus kriterijų rinkinys. Sudėtingo tilto projektavimui svarbūs vieni komandos gebėjimai ir rizikos, tipiniam pastatui ar kelio ruožui - kiti. Todėl geras kriterijus prasideda ne nuo vertinimo formulės, o nuo klausimo: kokio vykdymo elgesio ir rezultato šiam konkrečiam projektui reikia?

Prasmingi kriterijai gali būti susiję su:

• pagrindinių specialistų patirtimi, tiesiogiai susijusia su projekto sudėtingumu;
• kritinių sprendinių patikros ir projekto dalių koordinavimo tvarka;
• komandos kompetencijų tęstinumo užtikrinimu ir realiu specialistų prieinamumu;
• alternatyvų palyginimu, kai jų pasirinkimas reikšmingai veikia statybos ar eksploatavimo sąnaudas.

Kiekvienam kriterijui verta iš anksto atsakyti į tris klausimus: kokią naudą jis duos projektui, kaip komisija objektyviai įvertins pasiūlymą ir kaip įsipareigojimo vykdymas bus tikrinamas sutarties metu. Vertinimo lentelėje gražiai atrodantis, bet vėliau nekontroliuojamas pažadas projekto kokybės nepakeičia.

Būtent šioje vietoje ypač vertingas dialogas su rinka. Ne tam, kad tiekėjai parašytų pirkimo sąlygas, o tam, kad perkančioji organizacija dar iki konkurso galėtų pasitikrinti, ar pasirinkti kriterijai iš tiesų padeda atskirti geresnį sutarties vykdymą nuo tiesiog geriau parengto pasiūlymo.

Subalansuota sutartis nereiškia mažesnės projektuotojo atsakomybės

Projektuotojas turi atsakyti už savo sprendinius, skaičiavimus ir klaidų taisymą. Tačiau ne visas projektavimo metu atsirandančias aplinkybes turi valdyti viena šalis. Pradinių duomenų kokybė, užsakovo sprendimų terminai, patvirtinto poreikio pakeitimai ar nauji institucijų reikalavimai gali keisti ir darbų apimtį, ir grafiką.

Subalansuota sutartis atsakomybės nepanaikina - ji padeda ją priskirti tai šaliai, kuri konkrečią riziką gali valdyti, ir sudaro sąlygas šalims dirbti kaip partnerėms, o ne oponentėms. Joje turėtų būti aiškūs tarpiniai rezultatai, sprendimų priėmimo terminai, į kainą įtrauktas iteracijų skaičius, patvirtintų sprendinių keitimo tvarka ir papildomų paslaugų nustatymo principai.

Tokia sutartis naudinga pirmiausia pačiai perkančiajai organizacijai. Ji leidžia atskirti projektuotojo klaidą nuo pasikeitusios užduoties, greičiau priimti sprendimus ir išvengti situacijos, kai kiekviena korekcija tampa nauju ginču dėl to, kas buvo įskaičiuota.

Geras pirkimas prasideda dar iki pirkimo paskelbimo

Aiški techninė užduotis, pakankami pradiniai duomenys, realus terminas, prasmingi kokybės kriterijai ir ne stalčiuje gulinti, vien sankcijoms naudojama, o realiai projektą valdyti padedanti sutartis – tai ne papildoma administracinė našta. Tai priemonės, kurios perkančiajai organizacijai suteikia daugiau kontrolės vėlesniuose etapuose.

Todėl kviečiame perkančiąsias organizacijas į dialogą dėl projektavimo paslaugų vertinimo kriterijų ir sutarčių logikos. Ne tam, kad visuose pirkimuose atsirastų daugiau kriterijų ar sudėtingesnių formulių. Tam, kad pasirinkti kriterijai būtų susieti su konkretaus projekto rizikomis, o abiejų šalių atsakomybė - su tuo, ką jos iš tikrųjų gali valdyti.